Klasifikasi komunikasi dalam kantor
Oleh :
Lestary Febryanti
D3 – Administrasi Bisnis
Politeknik
Negeri Bandung
Abstrack
Communication ability is very
important in an organization. Communication in organization creates a conducive
situation, make a good communicatin, gives a public trust, helps to promote and
increase a prosuct/service, because of that, communication in an organization
must be understood, applicated and increased by whonever whether individuals,
people, or organization. The important of communication has already told by
Chester Barnard (The Liang Gie:1992,19) “communication is the first elemen in
the whole organization”. Communication might be creating an construction,
advice, information, and the others which could tell cleary and quickly. So,
effeciency and effectivity to reach the goal which already expected by the
organization will come true.
Key Words: Communication,
organization,
Pendahuluan
Hubungan
yang harmonis antara pemimpin dengan pegawai memegang peran yang strategis bagi
organisasi, terutama dalam kegiatan operasional kantor, sebab pencapaian tujuan
organisasi dan kegiatan operasional kantor yang membutuhkan kerjasama yang akan
mempengaruhi berbagai elemen yang ada dalam organisasi. Hubungan tersebut dapat
dibangun memalui komunikasi yang efektif. Bernard (Gie, 1992:19) menyatakan
bahwa “komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap organisasi”. Komunikasi
memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah, saran,
dan informasi yang dapat disampaikan secara tepat, cepat dan jelas, sehingga
tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif.
Komunikasi
dapat berlangsung setiap saat dan dimana saja. Komunikasi merupakan salah satu
hal yang sangat penting dalam kegiatan suatu organisasi atau pada umumnya
kantor merupakan tempat berkumpulnya orang – orang yang sama – sama
melaksanakan kegiatan organisasi atau tatausaha, kantor merupakan tempat
melaksanakan tatausaha dan kegiatan
manajemen dan pimpinan suatu organisasi. Dalam setiap kegiatan, kita
berkomunikasi dengan pihak yan berkepentingan. Dalam kegiatan kantor
biasanya tidak jauh dari membuat surat,
membaca, mendegarkan dan berbicara itu semua menciptakan informasi yang
mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan suatu organisasi. Maka, komunikasi
kantor adalah suatu penyampaian pesan
yang mengandung arti dalam suatu kegiatan kantor dan tatausaha.
Dapat dsimpulkan bahwa komunikasi dalam kantor
merupakan proses untuk penyampaian suatu pesan yang berupa informasi dan
perintah. Informasi yang disampaikan bisa dari atasan ke bawahan maupun bawahan
kepada atasan atau pihak lain dalam suatu organiasi baik secar langsung ataupun
tidak langsung dengan tidak menggunakan media atau menggunakan media untuk
mencapai tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.
KOMUNIKASI
DAN KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi
adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan, perintah dengan suatu
cara tertentu agar penerima pesan memahami apa yang disamapaikan oleh pengirim.
Gie (1992:59) menyatakan bahwa “komunikasi adalah penyampaian warta yang
mengandung macam – macam keterangan dari seseorang kepada orang lain”. Dalam
komunikasi tersebut, penyampaian yang di lakukan oleh seseorang yang dapat
dimengerti oleh orang lain, sehingga penerima informasi mengerti apa yang kita
informasikan..
Wursanto
(1987:25) menyatakan bahwa “komunikasi kantor merupakan suatu proses penyampaian
berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain yang berlangsung atau yang
terjadi dalam suatu kantor”.
Berdasarkan
pendapat para ahli diatas dapat disimpulakan bahwa komunikasi kantor merupakan
sebuah proses penyampaian informasi, perintah, dan tugas penyampaian tersebut
juga bisa berupa dari atasan kebawahan atau dari bawahan ke atasan bisa juga
antar pegawai yang ada dilingkungan kantor, yang disampaikan ada yang secara
langsung atau tidak langsung dengan menggunakan media komunikasi , agar tujuan
sebuah organisasi tercapai dan efektif.
Dapat
terlihat bahwa komunikasi itu sangat penting atau bahkan tanpa ada komunikasi
maka kegiatan bisnis tidak akan berjalan dengan baik . begitu pentingnya
komunikasi itu juga digambarkan dari apa yang dinyatakan L. Bovee dan V. Thill
(1997) dalam National Business Employment Weekly yang di Publish oleh The Wall
Street Journal, bahwa” dari 120 uraian pekerjaan yang mereka pelajari semua
mensyaratkan calon pemangkunya mempunyai keterampilan berkomuniksi secara lisan
dan tertulis”. Tentu saja jalinan hubungan perusahaan dengan pihak stackholder
akan dilakukan melalui komunikasi lisan dan juga tulisan.
KLASIFIKASI KOMUNIKASI
Komunikasi
dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam tergantung dari segi
peninjauannya. Penjelasan mengenai klasifikasi komunikasi ini bertujuan untuk
memberikan gambaran teoritis tentang berbagai macam komunikasi, ada tujuh
kriteria yang dapat kitapergunakan untuk klasifikasi komunikasi.
1.
Menurut lawan
komunikasi
Menurut lawan komunikasi, komunikasi dapat
dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:
a.
Komunikasi
pribadi, yaitu komunikasi yang berlangsung antara satu lawan satu.
b.
Komunikasi
umum, yaitu komunikasi satu lawan banyak
Dalam
komunikasi ini, dapat berlangsung diantaranya:
-
Satu
lawan banyak
-
Banyak
lawan satu
-
Banyak
lawan banyak
2.
Menurut jumlah
yang berkomunikasi
Menurut jumlah yang berkomunikasi, dapat
dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:
a.
Komunikasi
perseorangan, yaitu komunikasi antarpersonal
b.
Komunikasi
dalam kelompok, yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok
3.
Menurut cara
penyampaian
a.
Komunikasi
lisan, dapat terjadi secara:
-
Langsung,
tidak dibatsi oleh jarak
-
Tidak
langsung, yang dibatasi oleh jarak
b.
Komunikasi
tertulis. Komunikasi tertulis ada beberapa macam, yaitu
-
Dalam
bentuk gambar
-
Dalam
bentuk surat
-
Blanko
-
Naskah
4.
Menurut maksud
komunikasi
Komunikasi dapat
dibedakan menjadi sembilan, yaitu:
a.
Memberi
perintah, yang dapat dibedakan menjadi
-
Perintah
inti dan perintah pelaksana
-
Perintah
lisan dan perintah tertulis
-
Perintah
bentuk tegas, perintah bentuk permintaan dan perintah bentuk usul
b.
Memberi
selamat nasihat
c.
Memberi
saran
d.
Berpidato
e.
Memberi
ceramah
f.
Rapat
g.
Berunding
h.
Pertemuan
– pertemuan
i.
Wawancara
5.
Menurut
kelangsungannya
a.
Komunikasi
langsung
b.
Komunikasi
tidak langsung
6.
Menurut perilaku
Menurut perilaku,
komunikasi dapat dibedakan menjadi
a.
Komunikasi formal, ialah komunikasi
yang terjadi antara para anggota oraganisasi, yang secara tegas telah diatur
dan telah ditentukan dalam struktur organisasi, komunikasi formal dapat
berbentuk :
a.
Perintah
– perintah
b.
Saran
– saran
c.
Laporan
– laporan
d.
Rapat
– rapat
e.
Konferensi
Ciri
– ciri yang terdapat dalam komunikasi formal yaitu:
a.
Informasi
yang disampaikan mempunyai sangsi resmi
b.
Bahwa
komunikasi formal bersumber dari perintah resmi, dan perintah – perintah itu
hanya diberikan oleh orang – orang yang berwenang
c.
Bahwa
komunikasi formal berkaitan dengan masalah proses penyelenggaraan kerja, dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
d.
Dala
praktek komunikasi formal lebih ditonjolkan penggunaan sarana yang
dipergunakan, pada umumnya mempergunakan surat
b.
Komunikasi
informal, adalah komunikasi yang
terjadi dalam suatu kantor/organisasi, tetap tidak direncanakan atau tidak
ditentukan dalam struktur organisasi.
Komunikasi informal merupakan komunikasi
yang tidak dapat pengakuan resmi. Komunikasi antara karyawan dan yang merupakan
berita. Dalam hal ini kebenaran informasi komunikasi informal bertentangan
dengan kepentingan oraganisasi.
c.
Komunikasi
nonformal, yaitu komunikasi yang bersifat resmi dengan yang tidak resmi,
yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan oraganisasi dengan jalinan
pekerjaan yang berkenaan dengan hubungan pribadi
Dari
segi perilaku yang telah dijelaskan diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi fomal merupakan keseluruhan sikap
yang dilakukan secara resmi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan
oraganisasi, berdasarkan ketentuan – ketentuan resmi dalam organisasi, untuk
komunikasi informal merupakan jalinan hubungan pribadi yang tidak ada berbagai
ketentuan – ketentuan aturan resmi dalam organisasi sedangkan komuniksai
nonformal merupakan pihak ketiga dari komunikasi formal dengan komunikasi informal
yang dapat mempermudah penyelesaian tugas resmi, bisa juga mengarahkan
komunikasi informal kepada komunikasi formal.
Oleh
karena itu , komunikasi nonformal merupakan saluran bagi pimpinan/atasan untuk
mendapatkan gagasan baru, ide baru, metode baru yang sangat berguna bagi pimpinan.atasan
dalam rangka mengembangkan organisasi untuk mencapai tujuan komunikasi dan
antar komunikasi saling berhubungan.
7.
Menurut ruang
lingkup
a.
Komunikasi
internal, yaitu komunikasi yang berbentuk langsung dalam suatu organisasi.
Jadi, komunikasi ini hanya terjadi di dalam lingkungan organisasi sendiri. Di
dalam lingkungan organisasi dapat terjadi berbagai macam komunikasi. Secara
struktural komunikasi di dalam lingkungan organisasi dapat dibedakan menjad
empat macam, yaitu:
1.
Komunikasi
dari atasan kepada bawahan, dapat dibedakan menjadi berbagai macam bentuk
seperti petunjuk, keterangan umum, perintah, teguran, dan pujian.
2.
Komunikasi
dari bawahan kepada atasan, dapat di golongkan menjadi beberapa macam, seperti
laporan, keluhan, pendapat, dan saran.
3.
Komunikasi
yang berlangsung sacara horizontal adalah komunikasi yang berlangsung antara
para pegawai yang mempunyai kedudukan yang sama.
b.
Komunikasi
eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan masyarakat yang terdapat di luar organisasi,
komunikasi eksternal bertujuan untuk menjalani hubungan yang harmonis dengan
kelompok masyarakat. Komunikasi eksternal, mempunyai dua fungsi:
1.
Fungsi
keluar, yaitu fungsi menimbulkan kepercayaan dan bertujuan mendapatkan dukungan
dan masyarakat. yang bertujuan untuk:
a.
Mendapatkan
pengertian masyarakat
b.
Mendapatkan
kepercayaan masyarakat
c.
Mendapatkan
bantuan masyarakat
d.
Mendapatkan
kerja sama dengan masyarakat
2.
Funsi
ke dalam, bertujuan untuk mengetahui sampai di mana keinginan masyarakat serta
tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang dilakukan oleh organisai. Fungsi
kedalam ini dapat dilakukan dengan cara:
1.
Memperhatikan
saran – saran, kritik – kritik yang disampaikan oleh masyarakat
2.
Dalam
Hal – hal tertentu organisai memberikan kesempatan kepada masyarakat
8. Menurut
Aliran Informasi
Menurut
aliran informasi dapat dibedakan menjadi enam aliran, yaitu:
a.
komunikasi keatas
komunikasi dari bawahan kepada
pimpinan. Tujuan dari komunikasi keatas untuk memperoleh informasi, keterangan
mengenai kegiatan pekerjaan para pegawai pada tingkat rendah. Informasi yang
disampaikan oleh bawahan kepada atasan seperti laporan, keluhan, pendapat, dan
saran
b.
komunikasi ke bawah
komunikasi
dari pimpinan kepada bawahan yang di mulai dari manajemen puncak, tengah sampai
yang paling rendah kepada para pegawai. setiap pimpinan harus bisa
berkomunikasi , memberi informasi, dan ide, baik secara langsung maupun tidak
langsung. Tujuan dari komunikasi ke
bawah agar para pegawai dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana
pelaksanaan dan metode kerjanya. Komunikasi ke bawah dapat dilakukan dengan
berbagai macam bentuk seperti petunjuk, perintah, teguran dan pujian.
c.
Komunikasi Horizontal
komunikasi ke samping, setara, atau
komunikasi antar pegawai yang mempunyai kedudukan yang sama. Komunikasi ini
bisa terjadi antara pegawai dengan pegawai, atau pimpinan dengan pimpinan yang
setingkat, pada umumnya komunikasi horizontal bersifat pemberi informasi,
keterangan, yang tidak ada unsur perintah.
Komunkasi horizontal dapat dilakukan dengan
cara langsung ataupun tidak langsung.
d.
komunikasi diagonal
komunikasi yang berlangsung antara pegawai
pada tingkat kedudukan, fungsi dan tugas yang berbeda, tidak mempunyai wewenang
langsung terhadap orang lain.
c.
Komunikasi satu arah atau dua arah
aliran komunikasi yang telah dijelaskan
diatas itu bersifat komunikasi satu arah. Komunikasi yang sudah dijelaskan
diatas dapat berlangsung dengan cara satu arah atau dua arah. Perbedaan dari
keduanya yaitu ada atau tidaknya tanggapan dan kesempatan memberikan tanggapan
dari pihak komunikan.
9.
Menurut Jaringan atau Tipe komunikasi
Komunikasi ini dapat dibedakan menjadi
tiga, yaitu:
-
Jaringan
kerja rantai
Jaringan kerja rantai ini mengikuti
sakuran informasi pola komunikasi formal
-
Jaringan
kerja lingkaran
Jaringan kerja lingkaran ini kebalikan
dari jaringan kerja rantai, saluran komunikasi lebih singkat
-
Jaringan
kerja bintang atau roda
Jaringan ini disebut juga jaringan kerja
roda karena Saluran yang dilalui sangat pendek.
10. Menurut total hubungan
Jenis hubungan ini dilihat dari jumlah hubungan
yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak lain. Hubungan yang dilakukan
pimpinan ke bawahan. Terdapat tiga macam tital hubungan, yaitu
-
Hubungan
tunggal langsung
Hubungan langsung antara pemimpin dengan
bawahan. Jumlah hubungan ini tergantung banyaknya bawahan yang menjadi
wewenang.
-
Hubungan
kelompok langsung
Hubungan antara atasan dengan bawahan.
Untuk menghitung jumlah hubungan ini ada rumusnya, yaitu:
N(2ᶰ/2-1)
N = jumlah
pegawai bawahan
-
Hubungan
silang
PROSES
KOMUNIKASI KANTOR
Proses komunikasi
adalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Ide yang disampaikan
merupakan isi dari pesan yang disampaikan
Komunikasi
merupakan sebuah proses. Bovee dan Thill (Haryani, 2006:8) menyatakan bahwa proses
komunikasi dapat digambarkan seperti gambar 1.1
1.
Pengirim
Mempunyai Ide
Adanya
komunikasi dimulai dari pengiriman pesan, gagasan yang ada dalam pikiran
seseorang, kemudian ide tersebut disampaikan kepada orang lain
2.
Ide
Diubah Menjadi Pesan
Ide yang ada dalam
pikiran belum dapat dimengerti oleh orang lain, meskipun orang dapat
memperkirakan apa yang ada dalam pikiran orang lain. Untuk itu , ide perlu
diubah menjadi pesan yang dapat dimengerti oleh penerima, pengubahan ide menjadi
pesan inilah yang disebut dengan encoding. Pada saat encoding perlu
diperhatikan bentuk dari sebuah pesan (kalimat, ekspresi wajah dan gesture)
panjang pesan, organisasi pesan, tekanan dan gaya dimana semua ini akan
tergantung pada siapa yang akan menerima pesan tersebut, gaya pengirim dan
suasana hati pengirim.
3.
Pesan
Dikirim
Pengiriman pesan
membutuhkan media dan saluran komunikasi media komunikasi mencakup tetepon,
komputer, surat, memo, laporan, dan kontak langsung antara pengirim dan
penerima. Sedangkan saluran komunikasi mencakup saluran lisan , saluran
tertulis, dan saluran elektronik.
4.
Penerima
menerima Pesan
Komunikasi terjadi
bila penerima pesan mendapatkan atau menerima pesan yang dikirimkan kepadanya.
5.
Penerima
pesan bereaksi dan mengirim umpan balik
Ketika
pesan sudah dipahami oleh penerima pesan, makan penerima pesan akan memberikan
reaksi dengan berbagai cara, reaksi tersebut diwujudkan dengan memberikan umpan
balik (feed back) terhapat pesan yang diterimanya. Dari umpan balik tersebut,
pengiriman pesan dapat menyimpulkan apakah penerima memahami pesan atau tidak,
dan bagaimana sikap penerima terhadap pesan yang disampaikan
Ada beberapa faktor yang perlu
diperhatikan dalam berkomunikasi menurut K. Anderson, 1978, adalah
sebagai berikut :
1.
Faktor sumber dan penerima pesan.
-
Pengetahuan, gagasan, pikiran dan
pengalaman
-
Sikap, keyakinan dan tujuan
-
Kebutuhan, keinginan dan nilai-nilai
-
Kepentingan
-
Keanggotaan dan peranan dalam kelompok
-
Kecakapan berkomunikasi
-
Persepsi terhadap unsur-unsur lain
2.
Faktor saluran
-
Karakteristik saluran atau media yang
digunakan
-
Seberapa besar jumlah publiknya
3.
Faktor pesan
-
gagasan dan isi pesan
-
Susunan pesan
-
Bahasa dan gaya
-
Cara penyampaian: lisan, tertulis, dan
lain-lain
TUJUAN KOMUNIKASI
Untuk berkomunikasi
dengan sesorang kita harus mempunyai tujuan apa saja yang akan kita sampaikan
untuk penerima informasi tersebut, terdapat 5 tujuan dalam komunikasi, yaitu:
1.
untuk
informasi
2.
untuk
membujuk
3.
untuk
mengevaluasi
4.
untuk
intruksi
5.
untuk
menyapa.
HAMBATAN
DAN PEMILIHAN SARANA KOMUNIKASI
Meskipun
komunikasi telah dipersiapkan dengan baik, dan mentaati prinsip – prinsip
komuniksi sebagaimana disebutkan di atas, namun kadang kala komunikasi
berlangsung tidak komunikatif atau tidak tercapai sasaran pengirim informasi
untuk mendapatkan tanggapan atau respon yang positif, karena komunikasi yang
dilakukan mempunyai berbagai hambatan. Dalam praktiknya menurut Mondy.R.W. dkk
(1988:438), orang berkomunikasi memiliki tiga kelompok hambatan, yaitu:
1.
Hambatan
teknis
-
Waktu
-
Informasi
terlalu banyak
-
Perbedaan
budaya
2.
Hambatan
bahasa
-
Kata
– kata
-
Arti
kata
3.
Hambatan
psikologis
-
Saringan
informsi
-
Kurang
terbuka dan kurang jujur
-
Kecemburuan
-
Terlalu
asik
-
Tidak
mendengar yang seharusnya didengar
-
Berbeda
persepsi
selain hambatan
yang sudah disebutkan diatas ada juga yang mengatakan komunikasi akan terhambat
apabila antara yang menyampaikan dan menerima pesan dalam memilih sarana
komunikasi menurut The Liang Gie (2007) ada tujuh alasan memilih sarana
komunikasi, yaitu:
1.
Kecepatan
proses komunikasi
2.
Keakuratan
informasi
3.
Keamanan
komunikasi
4.
Kerahasiaan
5.
Rekaman
6.
Kesan
7.
Biaya
yang dikeluarkan
KOMUNIKASI
EFEKTIF
Komunikasi
efektif harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, waktu, tempat dan
pen-dengarnya. Permasalahan yang sering dihadapi adalah kita menempatkan
manusia seakan-akan seperti benda yang mudah dikumpulkan lalu mudah diberi
penjelasan supaya mereka mengerti sesuatu. Untuk menjaga supaya permasalahan
itu tidak muncul perlu diperhatikan beberapa hal seperti:
1. Seseorang
itu cenderung menyukai membaca, mendengar, dan memperhatikan pesan yang
disampaikan sesuai dengan kebutuhan dan sikap seseorang.
2. Adanya
berbagai media massa yang bermacam – macam yang dapat memberikan pengaruh yang
beragam bagi publik
3. Media
massa memberikan pengaruh dengan berbagai variasi yang besar kepada sesorang
atau kelompok.
Dengan
kemajuan teknologi, interaksi antara anggota-anggota dalam organisasi dan
masyarakat semakin meningkat dan menjangkau bertambah luas. Agar komunikasi
kita bisa efektif ada beberapa ketentuan untuk membantu dan memudahkan. Yaitu:
1.
Kemampuan dalam mengamati dan menganalisa masalah
2.
Kemampuan dalam menarik perhatian
3.
Kemampuan mempengaruhi setiap pendapat
4.
Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling mempercayai.
Adapun
hal-hal yang perlu dipertanyakan dalam melakukan komunikasi seperti : apa,
mengapa, bagaimana, dimana, siapa, kapan, tujuan dan situasinya, karena dengan
menggunakan hal tersebut kita akan mendapatkan informasi yang sangat jelas dan
mengurangi terjadinya kesalahpahaman dalam berkomu-nikasi.
KESIMPULAN
Komunikasi
memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah, saran,
dan informasi yang dapat disampaikan secara tepat, cepat dan jelas, sehingga
tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif.
Komunikasi dalam
organisasi menjadi suatu proses dan hubungan antara seseorang yang menyangkut
kepribadian dan tingkah laku. Komunikasi juga merupakan
faktor yang menunjang pencapaian tujuan dalam organiasi.
Komunikasi
kantor adalah proses penyampaian pesan pihak pertama kepada pihak lain yang berlangsung di dalam kantor
dan dapat juga melalui media tertentu.Klasifikasi komunikasi
kantor terdapat beberapa kriteria
diantaranya menurut lawan komunikasi, jumlah yang berkomunikasi, cara
penyampaiannya, maksud komunikasi, kelangsungannya dan sebagainya.
Media
komunikasi adalah suatu cara bagaimana
mempelajari dalam perencanaan penggunaan media komunikasi sehingga komunikasi yang dilakukan
bisa lebih efektif dan efisien. Tidak semua
komunikasi bisa berlangsung efektif maka, harus memperhatikan pula faktor
efektivitas dalam komunikasi.Komunikasi
internal bermaksud untuk menciptakan kerjasama dan membuat karyawan memiliki
rasa tanggung jawab dan kepercayaan bagi organisasi. sedangkan komunikasi
eksernal mengembangkan opini sebagai efeknya. Dapat juga membangun relasi untuk
kelangsungan tujuan dalam organisasi.. Komunikasi interpersonal ini dapat
menentukan kesuksesan komunikasi yang dibantu dengan sikap, perilaku, dan
konsentrasi pada saat berkomunikasi akan memudahkan dalam berkomunikasi dengan
pihak lain
Referensi
Sayuti, Abdul Jalaluddin, 2013,“ Manajemen Kantor Praktis”, Bandung:
Alfabeta
Priansa, Donni Juni, dan Garnida,
Agus, 2013,”Manajemen Perkantoran”,
Bandung: Alfabeta.