Klasifikasi Komunikasi Dalam Kantor

Klasifikasi komunikasi dalam kantor

Oleh : 

Lestary Febryanti

D3 – Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung

Abstrack

Communication ability is very important in an organization. Communication in organization creates a conducive situation, make a good communicatin, gives a public trust, helps to promote and increase a prosuct/service, because of that, communication in an organization must be understood, applicated and increased by whonever whether individuals, people, or organization. The important of communication has already told by Chester Barnard (The Liang Gie:1992,19) “communication is the first elemen in the whole organization”. Communication might be creating an construction, advice, information, and the others which could tell cleary and quickly. So, effeciency and effectivity to reach the goal which already expected by the organization will come true.

Key Words: Communication, organization,

Pendahuluan

Hubungan yang harmonis antara pemimpin dengan pegawai memegang peran yang strategis bagi organisasi, terutama dalam kegiatan operasional kantor, sebab pencapaian tujuan organisasi dan kegiatan operasional kantor yang membutuhkan kerjasama yang akan mempengaruhi berbagai elemen yang ada dalam organisasi. Hubungan tersebut dapat dibangun memalui komunikasi yang efektif. Bernard (Gie, 1992:19) menyatakan bahwa “komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap organisasi”. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah, saran, dan informasi yang dapat disampaikan secara tepat, cepat dan jelas, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif.

Komunikasi dapat berlangsung setiap saat dan dimana saja. Komunikasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatan suatu organisasi atau pada umumnya kantor merupakan tempat berkumpulnya orang – orang yang sama – sama melaksanakan kegiatan organisasi atau tatausaha, kantor merupakan tempat melaksanakan tatausaha dan kegiatan  manajemen dan pimpinan suatu organisasi. Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yan berkepentingan. Dalam kegiatan kantor biasanya  tidak jauh dari membuat surat, membaca, mendegarkan dan berbicara itu semua menciptakan informasi yang mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan suatu organisasi. Maka, komunikasi kantor  adalah suatu penyampaian pesan yang mengandung arti dalam suatu kegiatan kantor dan tatausaha.

Dapat dsimpulkan bahwa komunikasi dalam kantor merupakan proses untuk penyampaian suatu pesan yang berupa informasi dan perintah. Informasi yang disampaikan bisa dari atasan ke bawahan maupun bawahan kepada atasan atau pihak lain dalam suatu organiasi baik secar langsung ataupun tidak langsung dengan tidak menggunakan media atau menggunakan media untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.

KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan, perintah dengan suatu cara tertentu agar penerima pesan memahami apa yang disamapaikan oleh pengirim. Gie (1992:59) menyatakan bahwa “komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam – macam keterangan dari seseorang kepada orang lain”. Dalam komunikasi tersebut, penyampaian yang di lakukan oleh seseorang yang dapat dimengerti oleh orang lain, sehingga penerima informasi mengerti apa yang kita informasikan..

Wursanto (1987:25) menyatakan bahwa “komunikasi kantor merupakan suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor”.

Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulakan bahwa komunikasi kantor merupakan sebuah proses penyampaian informasi, perintah, dan tugas penyampaian tersebut juga bisa berupa dari atasan kebawahan atau dari bawahan ke atasan bisa juga antar pegawai yang ada dilingkungan kantor, yang disampaikan ada yang secara langsung atau tidak langsung dengan menggunakan media komunikasi , agar tujuan sebuah organisasi tercapai dan efektif.

Dapat terlihat bahwa komunikasi itu sangat penting atau bahkan tanpa ada komunikasi maka kegiatan bisnis tidak akan berjalan dengan baik . begitu pentingnya komunikasi itu juga digambarkan dari apa yang dinyatakan L. Bovee dan V. Thill (1997) dalam National Business Employment Weekly yang di Publish oleh The Wall Street Journal, bahwa” dari 120 uraian pekerjaan yang mereka pelajari semua mensyaratkan calon pemangkunya mempunyai keterampilan berkomuniksi secara lisan dan tertulis”. Tentu saja jalinan hubungan perusahaan dengan pihak stackholder akan dilakukan melalui komunikasi lisan dan juga tulisan.

KLASIFIKASI KOMUNIKASI

Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya. Penjelasan mengenai klasifikasi komunikasi ini bertujuan untuk memberikan gambaran teoritis tentang berbagai macam komunikasi, ada tujuh kriteria yang dapat kitapergunakan untuk klasifikasi komunikasi.

1.    Menurut lawan komunikasi

Menurut lawan komunikasi, komunikasi dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:

a.       Komunikasi pribadi, yaitu komunikasi yang berlangsung antara satu lawan satu.

b.      Komunikasi umum, yaitu komunikasi satu lawan banyak

Dalam komunikasi ini, dapat berlangsung diantaranya:

-  Satu lawan banyak

-  Banyak lawan satu

-  Banyak lawan banyak

2.      Menurut jumlah yang berkomunikasi

Menurut jumlah yang berkomunikasi, dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:

a.       Komunikasi perseorangan, yaitu komunikasi antarpersonal

b.      Komunikasi dalam kelompok, yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok

   

3.      Menurut cara penyampaian

a.       Komunikasi lisan, dapat terjadi secara:

-  Langsung, tidak dibatsi oleh jarak

-  Tidak langsung, yang dibatasi oleh jarak

b.      Komunikasi tertulis. Komunikasi tertulis ada beberapa macam, yaitu

-  Dalam bentuk gambar

-  Dalam bentuk surat

-  Blanko

-  Naskah

4.      Menurut maksud komunikasi

Komunikasi dapat dibedakan menjadi sembilan, yaitu:

a.       Memberi perintah, yang dapat dibedakan menjadi

-          Perintah inti dan perintah pelaksana

-          Perintah lisan dan perintah tertulis

-          Perintah bentuk tegas, perintah bentuk permintaan dan perintah bentuk usul

b.      Memberi selamat nasihat

c.       Memberi saran

d.      Berpidato

e.       Memberi ceramah

f.       Rapat

g.      Berunding

h.      Pertemuan – pertemuan

i.        Wawancara

5.      Menurut kelangsungannya

a.       Komunikasi langsung

b.      Komunikasi tidak langsung

6.      Menurut perilaku

Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi

a.       Komunikasi formal, ialah komunikasi yang terjadi antara para anggota oraganisasi, yang secara tegas telah diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi, komunikasi formal dapat berbentuk :

a.       Perintah – perintah

b.      Saran – saran

c.       Laporan – laporan

d.      Rapat – rapat

e.       Konferensi

Ciri – ciri yang terdapat dalam komunikasi formal yaitu:

a.       Informasi yang disampaikan mempunyai sangsi resmi

b.      Bahwa komunikasi formal bersumber dari perintah resmi, dan perintah – perintah itu hanya diberikan oleh orang – orang yang berwenang

c.       Bahwa komunikasi formal berkaitan dengan masalah proses penyelenggaraan kerja, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

d.      Dala praktek komunikasi formal lebih ditonjolkan penggunaan sarana yang dipergunakan, pada umumnya mempergunakan surat

b.      Komunikasi informal, adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu kantor/organisasi, tetap tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi.

Komunikasi informal merupakan komunikasi yang tidak dapat pengakuan resmi. Komunikasi antara karyawan dan yang merupakan berita. Dalam hal ini kebenaran informasi komunikasi informal bertentangan dengan kepentingan oraganisasi.

c.       Komunikasi nonformal, yaitu komunikasi  yang bersifat resmi dengan yang tidak resmi, yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan oraganisasi dengan jalinan pekerjaan yang berkenaan dengan hubungan pribadi

Dari segi perilaku yang telah dijelaskan diatas dapat disimpulkan bahwa  komunikasi fomal merupakan keseluruhan sikap yang dilakukan secara resmi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan oraganisasi, berdasarkan ketentuan – ketentuan resmi dalam organisasi, untuk komunikasi informal merupakan jalinan hubungan pribadi yang tidak ada berbagai ketentuan – ketentuan aturan resmi dalam organisasi sedangkan komuniksai nonformal merupakan pihak ketiga dari komunikasi formal dengan komunikasi informal yang dapat mempermudah penyelesaian tugas resmi, bisa juga mengarahkan komunikasi informal kepada komunikasi formal.

Oleh karena itu , komunikasi nonformal merupakan saluran bagi pimpinan/atasan untuk mendapatkan gagasan baru, ide baru, metode baru yang sangat berguna bagi pimpinan.atasan dalam rangka mengembangkan organisasi untuk mencapai tujuan komunikasi dan antar komunikasi saling berhubungan.

7.      Menurut ruang lingkup

a.       Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang berbentuk langsung dalam suatu organisasi. Jadi, komunikasi ini hanya terjadi di dalam lingkungan organisasi sendiri. Di dalam lingkungan organisasi dapat terjadi berbagai macam komunikasi. Secara struktural komunikasi di dalam lingkungan organisasi dapat dibedakan menjad empat macam, yaitu:

1.      Komunikasi dari atasan kepada bawahan, dapat dibedakan menjadi berbagai macam bentuk seperti petunjuk, keterangan umum, perintah, teguran, dan pujian.

2.      Komunikasi dari bawahan kepada atasan, dapat di golongkan menjadi beberapa macam, seperti laporan, keluhan, pendapat, dan saran.

3.      Komunikasi yang berlangsung sacara horizontal adalah komunikasi yang berlangsung antara para pegawai yang mempunyai kedudukan yang sama.

b.      Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan  masyarakat yang terdapat di luar organisasi, komunikasi eksternal bertujuan untuk menjalani hubungan yang harmonis dengan kelompok masyarakat. Komunikasi eksternal, mempunyai dua fungsi:

1.      Fungsi keluar, yaitu fungsi menimbulkan kepercayaan dan bertujuan mendapatkan dukungan dan masyarakat. yang bertujuan untuk:

a.       Mendapatkan pengertian masyarakat

b.      Mendapatkan kepercayaan masyarakat

c.       Mendapatkan bantuan masyarakat

d.      Mendapatkan kerja sama dengan masyarakat

2.      Funsi ke dalam, bertujuan untuk mengetahui sampai di mana keinginan masyarakat serta tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang dilakukan oleh organisai. Fungsi kedalam ini dapat dilakukan dengan cara:

1.      Memperhatikan saran – saran, kritik – kritik yang disampaikan oleh masyarakat

2.      Dalam Hal – hal tertentu organisai memberikan kesempatan kepada masyarakat

8.  Menurut Aliran Informasi

Menurut aliran informasi dapat dibedakan menjadi enam aliran, yaitu:

a. komunikasi keatas

                 komunikasi dari bawahan kepada pimpinan. Tujuan dari komunikasi keatas untuk memperoleh informasi, keterangan mengenai kegiatan pekerjaan para pegawai pada tingkat rendah. Informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan seperti laporan, keluhan, pendapat, dan saran

b. komunikasi ke bawah

komunikasi dari pimpinan kepada bawahan yang di mulai dari manajemen puncak, tengah sampai yang paling rendah kepada para pegawai. setiap pimpinan harus bisa berkomunikasi , memberi informasi, dan ide, baik secara langsung maupun tidak langsung. Tujuan dari komunikasi  ke bawah agar para pegawai dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana pelaksanaan dan metode kerjanya. Komunikasi ke bawah dapat dilakukan dengan berbagai macam bentuk seperti petunjuk, perintah, teguran dan pujian.

c. Komunikasi Horizontal

     komunikasi ke samping, setara, atau komunikasi antar pegawai yang mempunyai kedudukan yang sama. Komunikasi ini bisa terjadi antara pegawai dengan pegawai, atau pimpinan dengan pimpinan yang setingkat, pada umumnya komunikasi horizontal bersifat pemberi informasi, keterangan, yang tidak ada unsur perintah.

     Komunkasi horizontal dapat dilakukan dengan cara langsung ataupun tidak langsung.

d. komunikasi diagonal

     komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan, fungsi dan tugas yang berbeda, tidak mempunyai wewenang langsung terhadap orang lain.

c. Komunikasi satu arah atau dua arah

     aliran komunikasi yang telah dijelaskan diatas itu bersifat komunikasi satu arah. Komunikasi yang sudah dijelaskan diatas dapat berlangsung dengan cara satu arah atau dua arah. Perbedaan dari keduanya yaitu ada atau tidaknya tanggapan dan kesempatan memberikan tanggapan dari pihak komunikan.

9. Menurut Jaringan atau Tipe komunikasi

     Komunikasi ini dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

-          Jaringan kerja rantai

Jaringan kerja rantai ini mengikuti sakuran informasi pola komunikasi formal

-          Jaringan kerja lingkaran

Jaringan kerja lingkaran ini kebalikan dari jaringan kerja rantai, saluran komunikasi lebih singkat

-          Jaringan kerja bintang atau roda

Jaringan ini disebut juga jaringan kerja roda karena Saluran yang dilalui sangat pendek.

10. Menurut total hubungan

Jenis hubungan ini dilihat dari jumlah hubungan yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak lain. Hubungan yang dilakukan pimpinan ke bawahan. Terdapat tiga macam tital hubungan, yaitu

-          Hubungan tunggal langsung

Hubungan langsung antara pemimpin dengan bawahan. Jumlah hubungan ini tergantung banyaknya bawahan yang menjadi wewenang.

-          Hubungan kelompok langsung

Hubungan antara atasan dengan bawahan. Untuk menghitung jumlah hubungan ini ada rumusnya, yaitu:

N(2ᶰ/2-1)

N = jumlah pegawai bawahan

-          Hubungan silang

PROSES KOMUNIKASI KANTOR

Proses komunikasi adalah  penyampaian pesan dari  pengirim ke penerima. Ide yang disampaikan merupakan isi dari pesan yang disampaikan

Komunikasi merupakan sebuah proses. Bovee dan Thill (Haryani, 2006:8) menyatakan bahwa proses komunikasi dapat digambarkan seperti gambar 1.1

1.      Pengirim Mempunyai Ide

Adanya komunikasi dimulai dari pengiriman pesan, gagasan yang ada dalam pikiran seseorang, kemudian ide tersebut disampaikan kepada orang lain

2.      Ide Diubah Menjadi Pesan

Ide yang ada dalam pikiran belum dapat dimengerti oleh orang lain, meskipun orang dapat memperkirakan apa yang ada dalam pikiran orang lain. Untuk itu , ide perlu diubah menjadi pesan yang dapat dimengerti oleh penerima, pengubahan ide menjadi pesan inilah yang disebut dengan encoding. Pada saat encoding perlu diperhatikan bentuk dari sebuah pesan (kalimat, ekspresi wajah dan gesture) panjang pesan, organisasi pesan, tekanan dan gaya dimana semua ini akan tergantung pada siapa yang akan menerima pesan tersebut, gaya pengirim dan suasana hati pengirim.

3.      Pesan Dikirim

Pengiriman pesan membutuhkan media dan saluran komunikasi media komunikasi mencakup tetepon, komputer, surat, memo, laporan, dan kontak langsung antara pengirim dan penerima. Sedangkan saluran komunikasi mencakup saluran lisan , saluran tertulis, dan saluran elektronik.

4.      Penerima menerima Pesan

Komunikasi terjadi bila penerima pesan mendapatkan atau menerima pesan yang dikirimkan kepadanya.

5.      Penerima pesan bereaksi dan mengirim umpan balik

Ketika pesan sudah dipahami oleh penerima pesan, makan penerima pesan akan memberikan reaksi dengan berbagai cara, reaksi tersebut diwujudkan dengan memberikan umpan balik (feed back) terhapat pesan yang diterimanya. Dari umpan balik tersebut, pengiriman pesan dapat menyimpulkan apakah penerima memahami pesan atau tidak, dan bagaimana sikap penerima terhadap pesan yang disampaikan

Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi menurut K. Anderson, 1978, adalah sebagai berikut :

1.        Faktor sumber dan penerima pesan.

-          Pengetahuan, gagasan, pikiran dan pengalaman

-          Sikap, keyakinan dan tujuan

-          Kebutuhan, keinginan dan nilai-nilai

-          Kepentingan

-          Keanggotaan dan peranan dalam kelompok

-          Kecakapan berkomunikasi

-          Persepsi terhadap unsur-unsur lain

2.        Faktor saluran

-          Karakteristik saluran atau media yang digunakan

-          Seberapa besar jumlah publiknya

3.       Faktor pesan

-         gagasan dan isi pesan

-         Susunan pesan

-         Bahasa dan gaya

-         Cara penyampaian: lisan, tertulis, dan lain-lain

TUJUAN KOMUNIKASI

Untuk berkomunikasi dengan sesorang kita harus mempunyai tujuan apa saja yang akan kita sampaikan untuk penerima informasi tersebut, terdapat 5 tujuan dalam komunikasi, yaitu:

1.      untuk informasi

2.      untuk membujuk

3.      untuk mengevaluasi

4.      untuk intruksi

5.      untuk menyapa.

HAMBATAN DAN PEMILIHAN SARANA KOMUNIKASI

Meskipun komunikasi telah dipersiapkan dengan baik, dan mentaati prinsip – prinsip komuniksi sebagaimana disebutkan di atas, namun kadang kala komunikasi berlangsung tidak komunikatif atau tidak tercapai sasaran pengirim informasi untuk mendapatkan tanggapan atau respon yang positif, karena komunikasi yang dilakukan mempunyai berbagai hambatan. Dalam praktiknya menurut Mondy.R.W. dkk (1988:438), orang berkomunikasi memiliki tiga kelompok hambatan, yaitu:

1.      Hambatan teknis

-          Waktu

-          Informasi terlalu banyak

-          Perbedaan budaya

2.      Hambatan bahasa

-          Kata – kata

-          Arti kata

3.      Hambatan psikologis

-          Saringan informsi

-          Kurang terbuka dan kurang jujur

-          Kecemburuan

-          Terlalu asik

-          Tidak mendengar yang seharusnya didengar

-          Berbeda persepsi

selain hambatan yang sudah disebutkan diatas ada juga yang mengatakan komunikasi akan terhambat apabila antara yang menyampaikan dan menerima pesan dalam memilih sarana komunikasi menurut The Liang Gie (2007) ada tujuh alasan memilih sarana komunikasi, yaitu:

1.      Kecepatan proses komunikasi

2.      Keakuratan informasi

3.      Keamanan komunikasi

4.      Kerahasiaan

5.      Rekaman

6.      Kesan

7.      Biaya yang dikeluarkan

KOMUNIKASI EFEKTIF

Komunikasi efektif harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, waktu, tempat dan pen-dengarnya. Permasalahan yang sering dihadapi adalah kita menempatkan manusia seakan-akan seperti benda yang mudah dikumpulkan lalu mudah diberi penjelasan supaya mereka mengerti sesuatu. Untuk menjaga supaya permasalahan itu tidak muncul perlu diperhatikan beberapa hal seperti:

1.      Seseorang itu cenderung menyukai membaca, mendengar, dan memperhatikan pesan yang disampaikan sesuai dengan kebutuhan dan sikap seseorang.

2.      Adanya berbagai media massa yang bermacam – macam yang dapat memberikan pengaruh yang beragam bagi publik

3.      Media massa memberikan pengaruh dengan berbagai variasi yang besar kepada sesorang atau kelompok.

Dengan kemajuan teknologi, interaksi antara anggota-anggota dalam organisasi dan masyarakat semakin meningkat dan menjangkau bertambah luas. Agar komunikasi kita bisa efektif ada beberapa ketentuan untuk membantu dan memudahkan. Yaitu:

1.        Kemampuan dalam mengamati dan menganalisa masalah

2.        Kemampuan dalam menarik perhatian

3.        Kemampuan mempengaruhi setiap pendapat

4.        Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling mempercayai.

Adapun hal-hal yang perlu dipertanyakan dalam melakukan komunikasi seperti : apa, mengapa, bagaimana, dimana, siapa, kapan, tujuan dan situasinya, karena dengan menggunakan hal tersebut kita akan mendapatkan informasi yang sangat jelas dan mengurangi terjadinya kesalahpahaman dalam berkomu-nikasi.

KESIMPULAN

Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah, saran, dan informasi yang dapat disampaikan secara tepat, cepat dan jelas, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif.

Komunikasi dalam organisasi menjadi suatu proses dan hubungan antara seseorang yang menyangkut kepribadian dan tingkah laku. Komunikasi  juga merupakan faktor yang menunjang pencapaian tujuan dalam organiasi.

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian pesan pihak pertama kepada pihak lain yang berlangsung di dalam kantor dan dapat juga melalui media tertentu.Klasifikasi komunikasi kantor terdapat beberapa kriteria  diantaranya menurut lawan komunikasi, jumlah yang berkomunikasi, cara penyampaiannya, maksud komunikasi, kelangsungannya dan sebagainya.

Media komunikasi adalah  suatu cara bagaimana mempelajari dalam perencanaan penggunaan media komunikasi sehingga komunikasi yang dilakukan bisa lebih efektif dan efisien. Tidak semua komunikasi bisa berlangsung efektif maka, harus memperhatikan pula faktor efektivitas dalam komunikasi.Komunikasi internal bermaksud untuk menciptakan kerjasama dan membuat karyawan memiliki rasa tanggung jawab dan kepercayaan bagi organisasi. sedangkan komunikasi eksernal mengembangkan opini sebagai efeknya. Dapat juga membangun relasi untuk kelangsungan tujuan dalam organisasi.. Komunikasi interpersonal ini dapat menentukan kesuksesan komunikasi yang dibantu dengan sikap, perilaku, dan konsentrasi pada saat berkomunikasi akan memudahkan dalam berkomunikasi dengan pihak lain

Referensi

Sayuti, Abdul Jalaluddin, 2013,“ Manajemen Kantor Praktis”, Bandung: Alfabeta

Priansa, Donni Juni, dan Garnida, Agus, 2013,”Manajemen Perkantoran”, Bandung: Alfabeta.